Gestion des comptes utilisateurs

 2 - Gestion des comptes utilisateurs

Pour le directeur d’école, la gestion des comptes utilisateurs (enseignants, élèves, parents) dans l’ENT est grandement facilitée par le renseignement automatique des données à partir de l’annuaire fédérateur (annuaire mis à disposition par l’EN combinant les données de différentes bases de l’éducation nationale dont ONDE).
S’agissant des données personnelles des élèves, parents et enseignants, l’ENT ONE est conforme au RGPD et déclaré à la CNIL Commission nationale de l’informatique et des libertés .
Les données sont mises à jour théoriquement dans un délai de 24 heures, comptez plutôt un délai d’environ 7 jours max.
En période de rentrée des classes, du fait des délais liés à l’admission définitive des nouveaux élèves, liés à l’attribution des INE et liés au transfert à l’ENT via l’annuaire fédérateur, un délai d’environ 3 semaines est à considérer avant que les comptes de l’ENT soient opérationnels et valides.
Dans certains cas de figures, il pourra manquer des comptes utilisateurs. Suivant la nature des personnes dont les comptes utilisateurs sont manquants dans la console d’administration de l’ENT, voici les différentes démarches à suivre :

 A - Personnels de l’Education Nationale

Les comptes utilisateurs de tous ces personnels existent déjà dans la liste des comptes de l’ENT mais ne sont pas rattachés à votre école. Il n’y a donc pas à créer de compte utilisateur pour ces personnes mais simplement à faire une demande de rattachement du compte utilisateur existant à votre école pour ensuite pouvoir l’affecter à une classe et / ou un regroupement d’élèves (cf. chapitre 2).

 B - Personnels ne relevant pas de l’Education Nationale

Les comptes utilisateurs de ces personnels n’existent pas dans l’ENT.
Il faut donc créer les comptes utilisateurs manuellement.

 C - Elèves rattachés administrativement, en situation de litige parental, en familles d’accueil ou foyers :

Ces élèves ou responsables n’ont pas de compte dans l’ENT car ils ne sont pas enregistrés dans ONDE.
Il faut donc créer les comptes utilisateurs manuellement.

 D - Comptes obsolètes ou périmés, enseignants ayant quitté l’école

Parmi les comptes utilisateurs de votre école, vous pouvez avoir des comptes de personnes qui n’exercent plus dans votre école. Pour cela, il faut contacter votre ERUN de circonscription qui procédera à la suppression du rattachement de cet enseignant à votre école tout en s’assurant que celui-ci ne sera pas perdu ensuite (notamment en le rattachant au préalable à l’entité IEN Inspecteur de l’Education nationale de l’ENT).
Les données étant rattachées au compte utilisateur, les personnes en question auront toujours accès à leurs données personnelles dans l’ENT.

 E - Questions diverses sur les comptes utilisateurs :

• Un enseignant peut-il être rattaché à plusieurs écoles ?
  Oui, c’est notamment le cas pour les TRS.

• Un utilisateur à la fois enseignant et parent d’élève a 2 comptes utilisateurs. Peut-il n’en avoir qu’un ? Un compte utilisateur peut-il avoir plusieurs profils ?
  Non, il n’est pas possible de fusionner les 2 comptes en un seul. Lorsqu’un utilisateur a 2 rôles distincts dans l’ENT, il doit avoir un compte utilisateur (un par profil) pour chacun d’entre eux.

• Un directeur d’école peut-il donner accès à la console d’administration à tous ses collègues ?
  Il n’est pas souhaitable de déléguer l’accès à la console d’administration à l’ensemble des collègues de l’école, cet accès étant par défaut dévolu au directeur de l’école (du fait du lien étroit entre ONDE et l’ENT ONE). Sur le principe, il est toléré que l’accès à la console d’administration soit donné à un seul collègue de l’école pour occasionnellement pallier l’absence du directeur de l’école en choisissant de préférence un collègue à l’aise avec le numérique.

• Il y a un problème de conflit de comptes pour des personnes homonymes.
  Il faut régler le conflit dans la console d’administration avec les fonctions « Fusionner -Dissocier » proposées. Le directeur qui connaît les personnes concernées est le plus à même de choisir. N’hésitez pas à contacter votre ERUN pour aide & conseil.

• A partir de quel statut dans ONDE un élève sera-t-il pris en compte dans l’ENT ?
  Un élève ne sera pris en compte dans l’ENT qu’après son admission définitive et qu’un INE lui soit attribué dans ONDE. Théoriquement, il faudra 24 heures après l’admission définitive/attribution de l’INE pour que l’élève accède à l’ENT (7 jours plus certainement).